Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Objetivo

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos, principios, responsabilidades, controles y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, conservación, actualización, supresión y protección de datos personales tratados por AMAYA Liderazgo WOW, marca comercial operada por Yenny Amaya, persona natural con actividad económica.

Esta Política busca garantizar el respeto por los derechos de los titulares, promover una cultura de privacidad, fortalecer la confianza con clientes, prospectos, participantes, universidades, organizaciones no gubernamentales, aliados y proveedores, y asegurar que la información sea utilizada únicamente para finalidades legítimas, necesarias y relacionadas con los servicios ofrecidos.

Liderazgo WOW reconoce que en sus programas ejecutivos, consultorías, diagnósticos y conversaciones de desarrollo profesional pueden compartirse datos personales, información profesional, información organizacional y antecedentes sensibles sobre desafíos de liderazgo. Por ello, esta Política incluye disposiciones específicas de confidencialidad reforzada para proteger a líderes, ejecutivos, participantes y organizaciones.

2. Alcance

La presente Política aplica a todos los datos personales tratados por Liderazgo WOW en el desarrollo de sus actividades comerciales, profesionales, académicas, formativas, consultivas y administrativas, independientemente del medio o canal mediante el cual sean recopilados.

El alcance comprende la información obtenida durante conversaciones de diagnóstico, reuniones comerciales, formularios digitales, sitio web, comunicaciones por correo electrónico, redes sociales, WhatsApp Business, plataformas de videoconferencia, programas ejecutivos, talleres, conferencias, emisión de certificados, gestión contractual, facturación, seguimiento de clientes y cualquier otra actividad relacionada con la operación de Liderazgo WOW.

Esta Política aplica a prospectos, clientes individuales, clientes corporativos, participantes, representantes de empresas, universidades, organizaciones no gubernamentales, aliados estratégicos, proveedores, contratistas, visitantes del sitio web y cualquier persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por Liderazgo WOW.

3. Marco normativo

La presente Política se fundamenta principalmente en la Ley 1581 de 2012 de Colombia, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, la normativa complementaria vigente sobre protección de datos personales, y los principios internacionales de privacidad y protección de la información.

Para servicios prestados fuera de Colombia, Liderazgo WOW procurará aplicar estándares razonables de protección de datos compatibles con la normativa local aplicable, sin asumir obligaciones regulatorias que excedan el alcance legal de sus operaciones o que deban ser validadas por asesores locales de cada jurisdicción.

Cuando un cliente corporativo, universidad, ONG o institución tenga políticas internas de privacidad, seguridad de la información, confidencialidad, cumplimiento o debida diligencia de proveedores, Liderazgo WOW podrá revisarlas y alinearse razonablemente con ellas, siempre que sean compatibles con su capacidad operativa, naturaleza del servicio y obligaciones contractuales acordadas.

4. Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es Yenny Amaya, persona natural con actividad económica, quien opera bajo la marca comercial AMAYA Liderazgo WOW.

AMAYA Liderazgo WOW presta servicios principalmente mediante medios virtuales y digitales. Actualmente no cuenta con un domicilio físico público para atención presencial de solicitudes de privacidad. Las comunicaciones oficiales sobre protección de datos personales deberán realizarse mediante los canales electrónicos establecidos en esta Política.

• Canal oficial de privacidad: privacidad@liderazgowow.com
• Canal general de contacto: servicios@liderazgowow.com
• Idioma oficial de la Política: Español

El canal privacidad@liderazgowow.com será el canal oficial para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización, reportes de incidentes o cualquier comunicación relacionada con privacidad, protección de datos personales y seguridad de la información.

5. Definiciones

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible:

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos relativos a salud, orientación política, origen racial o étnico, datos biométricos, o retos personales sensibles.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Información confidencial:

Información no pública cuya divulgación pueda afectar los intereses de una persona, organización o institución.

Información estratégica:

Información relacionada con planes, procesos, decisiones, estructuras, desempeño, liderazgo, cultura o riesgos organizacionales.

6. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Liderazgo WOW realizará el tratamiento de datos personales bajo principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, responsabilidad demostrada y minimización de datos.

En virtud del principio de finalidad, la información será utilizada únicamente para propósitos legítimos, específicos, informados y relacionados con los servicios ofrecidos. En virtud del principio de minimización, Liderazgo WOW procurará recolectar únicamente la información razonablemente necesaria para prestar sus servicios, gestionar relaciones comerciales, cumplir obligaciones legales y proteger sus intereses legítimos.

El principio de confidencialidad será especialmente relevante en los programas ejecutivos, diagnósticos, conversaciones de desarrollo profesional y consultorías, dado que en dichos espacios pueden compartirse desafíos, preocupaciones, experiencias o situaciones sensibles de liderazgo y gestión organizacional.

7. Categorías de titulares

Liderazgo WOW podrá tratar datos personales de las siguientes categorías de titulares:

• Prospectos interesados en recibir información sobre programas, talleres, consultorías, conferencias o servicios.
• Clientes individuales que contratan o solicitan programas ejecutivos, de desarrollo profesional o servicios de consultoría.
• Clientes corporativos, incluyendo empresas, universidades, ONGs, instituciones privadas o públicas y sus representantes autorizados.
• Participantes de programas, talleres, conferencias, reuniones, diagnósticos o actividades organizadas por Liderazgo WOW.
• Aliados, proveedores, contratistas o terceros que apoyen la operación de Liderazgo WOW.
• Visitantes del sitio web, redes sociales, chatbots o canales digitales.

Los servicios de Liderazgo WOW no están dirigidos a menores de edad. En consecuencia, no se recopila deliberadamente información personal de menores.

8. Información que podrá ser recopilada

Dependiendo de la naturaleza del servicio, Liderazgo WOW podrá recopilar y tratar información personal, profesional, comercial, contractual, tecnológica y, excepcionalmente, información de especial protección que sea necesaria para la prestación del servicio:

• Datos de identificación: Nombre completo, tipo y número de documento cuando sea necesario, cargo, empresa u organización, país y ciudad.
• Datos de contacto: Correo electrónico, número telefónico, usuario o identificador de redes sociales, datos de contacto corporativo o profesional.
• Datos profesionales: Trayectoria, experiencia, rol, responsabilidades, nivel de liderazgo, objetivos profesionales, retos de desarrollo, competencias a fortalecer.
• Datos comerciales y contractuales: Solicitudes, cotizaciones, propuestas, contratos, órdenes de servicio, condiciones comerciales, facturación y comprobantes de pago.
• Datos de participación: Asistencia, programa cursado, horas, fecha, evaluaciones de satisfacción, encuestas y solicitudes de certificado.
• Datos tecnológicos: Dirección IP, navegador, información de dispositivo, cookies, registros de interacción con sitio web, chatbot o plataformas digitales.

9. Datos sensibles e información de especial protección

Liderazgo WOW no promueve ni exige la entrega de datos sensibles. No obstante, reconoce que en entornos de desarrollo ejecutivo, liderazgo, cultura organizacional, conversaciones de desarrollo profesional o diagnósticos, los participantes podrían revelar de forma voluntaria información relacionada con salud, bienestar, situaciones familiares, conflictos laborales, experiencias personales, dinámicas organizacionales sensibles o percepciones sobre desempeño y clima laboral.

Cuando dicha información sea compartida, Liderazgo WOW aplicará medidas de confidencialidad reforzada, limitará su uso a la finalidad estrictamente necesaria, evitará su divulgación y no la incluirá en reportes identificables salvo autorización expresa del titular o requerimiento legal.

10. Finalidades del tratamiento

Liderazgo WOW podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, consultas, diagnósticos iniciales y conversaciones comerciales.
• Elaborar propuestas comerciales, técnicas y económicas.
• Diseñar, adaptar y ejecutar programas ejecutivos, talleres, conferencias, consultorías y programas de desarrollo de liderazgo.
• Gestionar la relación contractual, administrativa, contable y tributaria con clientes y proveedores.
• Emitir facturas, recibos, certificaciones y documentos relacionados con el servicio.
• Emitir certificados de participación cuando el programa lo contemple o el participante lo solicite.
• Enviar comunicaciones relacionadas con servicios, agenda, contenidos de interés, boletines informativos y novedades académicas.

11. Tratamiento de datos de prospectos

Los datos de prospectos podrán ser recopilados mediante sitio web, formularios digitales, redes sociales, WhatsApp Business, Tidio, correo electrónico, referidos, eventos, conferencias, reuniones o comunicaciones directas.

Esta información podrá utilizarse para contactar al prospecto, responder sus inquietudes, programar conversaciones de diagnóstico, enviar información sobre servicios, elaborar propuestas y realizar seguimiento comercial razonable. El prospecto podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de comunicaciones comerciales mediante el correo privacidad@liderazgowow.com.

12. Tratamiento de datos de clientes individuales

Los datos de clientes individuales serán tratados para diseñar y ejecutar programas ejecutivos, programas de desarrollo profesional, consultorías o servicios personalizados, gestionar la relación comercial, emitir documentos contractuales, coordinar agendas, realizar seguimiento y cumplir obligaciones legales.

La información compartida por clientes individuales durante conversaciones, programas o sesiones de desarrollo será tratada bajo principios de confidencialidad reforzada. Liderazgo WOW no divulgará información individual a terceros salvo autorización expresa, requerimiento legal o circunstancias excepcionales previstas por la legislación aplicable.

13. Tratamiento de datos de clientes corporativos

Cuando una empresa, universidad, ONG o institución contrate servicios de Liderazgo WOW, podrán tratarse datos de representantes autorizados, áreas de talento humano, líderes, participantes, equipos, proveedores de formación o áreas administrativas relacionadas con la contratación y ejecución del servicio.

La organización contratante será responsable de contar con las autorizaciones necesarias para compartir información de sus colaboradores, representantes o participantes cuando ello sea requerido por la normativa aplicable. Liderazgo WOW utilizará dicha información únicamente para la ejecución del servicio contratado, la adaptación del programa, la medición de satisfacción, la emisión de certificados y las demás finalidades informadas o acordadas.

La información individual revelada por participantes no será compartida con la organización contratante de forma identificable, salvo autorización expresa del titular, obligación legal, requerimiento de autoridad competente o acuerdo contractual específico que respete los derechos del titular.

14. Universidades, organizaciones no gubernamentales y otras instituciones

Liderazgo WOW podrá prestar servicios a universidades, instituciones educativas, ONGs, fundaciones, asociaciones, cámaras, gremios y demás organizaciones nacionales o internacionales.

En estos casos se aplicarán los mismos estándares de protección de datos, confidencialidad, seguridad de la información y uso limitado de datos personales establecidos en esta Política. Cuando dichas instituciones requieran formatos, anexos, cláusulas o procedimientos propios de privacidad y confidencialidad, Liderazgo WOW podrá revisarlos y aceptarlos en la medida en que sean compatibles con su operación, capacidad técnica y obligaciones legales.

15. Canales, plataformas y herramientas digitales

Liderazgo WOW podrá tratar datos personales mediante diferentes canales y plataformas, incluyendo sitio web, Google Workspace, Gmail, Microsoft, WhatsApp Business, Instagram, Facebook, Tidio, formularios digitales, videoconferencias (como Teams, Zoom), herramientas de automatización, herramientas de almacenamiento, sistemas de agenda, plataformas de pago (como Wompi) y demás herramientas tecnológicas autorizadas o necesarias para su operación.

El uso de plataformas de terceros puede implicar que la información sea procesada bajo las políticas de privacidad, términos y condiciones y medidas de seguridad de dichos proveedores. Liderazgo WOW procurará utilizar herramientas reconocidas y con estándares razonables de seguridad, sin garantizar el control absoluto sobre los sistemas de terceros.

16. Uso de inteligencia artificial y herramientas de automatización

Liderazgo WOW podrá utilizar herramientas tecnológicas, automatización e inteligencia artificial para apoyar actividades de redacción, estructuración documental, generación de materiales, análisis de información, organización de contenidos, preparación de propuestas, mejora de procesos y soporte operativo.

El uso de dichas herramientas se realizará procurando limitar la información compartida a la estrictamente necesaria, evitando incluir datos personales o información confidencial cuando no sea indispensable, y aplicando medidas razonables de protección de la información.

Cuando se utilicen herramientas de inteligencia artificial para apoyar la construcción de materiales, diagnósticos, propuestas o reportes, Liderazgo WOW mantendrá responsabilidad sobre la revisión humana razonable del resultado antes de utilizarlo externamente. La información confidencial de clientes y participantes no será utilizada deliberadamente para fines ajenos a la prestación del servicio.

17. Grabaciones, imagen, voz y material audiovisual

Los programas virtuales podrán ser grabados únicamente cuando exista autorización previa de los participantes o cuando así se establezca de manera expresa en la propuesta, contrato, invitación o condiciones del programa. La grabación deberá tener una finalidad definida, como acceso posterior, soporte académico, control de calidad o evidencia de ejecución.

Las conferencias no serán grabadas por ninguna de las partes salvo acuerdo expreso y documentado entre Liderazgo WOW y el cliente o participante. Las reuniones de diagnóstico, reuniones comerciales de análisis de necesidades o espacios confidenciales no serán grabados por Liderazgo WOW debido a la naturaleza sensible de la información que puede compartirse en dichos espacios.

18. Emisión de certificados

Liderazgo WOW podrá emitir certificados o constancias de participación cuando el programa lo contemple o cuando el participante o cliente lo solicite.

Los certificados podrán incluir, según corresponda, nombre del participante, nombre del programa, fecha, horas de participación, modalidad, nombre de la organización contratante y firma o identificación de Liderazgo WOW.

19. Transferencia y transmisión nacional e internacional

Dado que Liderazgo WOW opera principalmente mediante medios virtuales y puede prestar servicios a clientes ubicados en distintos países, los datos personales podrán ser almacenados, transmitidos o procesados mediante proveedores tecnológicos ubicados dentro o fuera del país de residencia del titular.

Estas transferencias o transmisiones podrán involucrar proveedores de correo electrónico, almacenamiento, videoconferencia, mensajería, formularios, automatización, inteligencia artificial, redes sociales, pasarelas de pago, herramientas de agenda o servicios similares.

20. Encargados y proveedores tecnológicos

Liderazgo WOW podrá apoyarse en encargados del tratamiento o proveedores tecnológicos para la ejecución de sus actividades. Dichos terceros podrán acceder o procesar información únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio contratado o facilitar la operación de Liderazgo WOW.

Liderazgo WOW procurará que dichos proveedores cuenten con políticas, términos o compromisos razonables de privacidad y seguridad. No obstante, el uso de herramientas de terceros implica que ciertos aspectos técnicos y de infraestructura se encuentran bajo control del proveedor respectivo.

21. Conservación, archivo y eliminación de la información

La información será conservada durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fue recopilada, atender obligaciones contractuales, legales, tributarias, contables, administrativas, probatorias o de defensa de derechos, y conforme a los plazos exigidos por el marco legal aplicable.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los plazos legales o contractuales aplicables, Liderazgo WOW podrá eliminar, anonimizar, bloquear o archivar la información de manera segura, según resulte procedente.

22. Medidas de seguridad de la información

Liderazgo WOW implementará medidas administrativas, organizacionales y tecnológicas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido, divulgación no autorizada o destrucción accidental.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta. Por ello, Liderazgo WOW actuará con diligencia razonable dentro de sus capacidades operativas para prevenir, detectar, contener y gestionar riesgos relacionados con la seguridad de la información.

23. Gestión de incidentes de seguridad

Se considerará incidente de seguridad cualquier evento confirmado o sospechado que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales o información confidencial bajo responsabilidad de Liderazgo WOW.

En caso de detectar un incidente de seguridad que pueda comprometer datos personales o información confidencial, Liderazgo WOW evaluará la naturaleza, alcance e impacto potencial del incidente y adoptará las acciones de contención, investigación y mitigación que resulten razonablemente necesarias.

24. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, incluyendo:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea aplicable.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la supresión de datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización otorgada, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos previstos por la normativa aplicable.

25. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con datos personales deberán remitirse al correo oficial privacidad@liderazgowow.com.

La solicitud deberá incluir, como mínimo, nombre del titular, medio de contacto, descripción clara de la solicitud, documentos o información que permitan verificar identidad o representación cuando corresponda, y cualquier soporte que facilite la gestión del requerimiento.

26. Revocatoria de autorización y supresión de datos

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando ya no exista una finalidad legítima para su conservación.

La revocatoria o supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando la información sea necesaria para cumplir obligaciones tributarias, contables, contractuales o probatorias, o cuando su conservación sea requerida para la defensa de derechos de Liderazgo WOW, clientes o terceros.

27. Confidencialidad reforzada para líderes y ejecutivos

Liderazgo WOW reconoce que sus servicios pueden involucrar conversaciones de alto nivel sobre liderazgo, desempeño, cultura organizacional, decisiones estratégicas, dinámicas de equipo, conflictos laborales, desafíos profesionales, planes de carrera, visibilidad ejecutiva, retroalimentación, gestión del cambio y situaciones sensibles dentro de una organización.

Por lo anterior, la información compartida por participantes durante programas ejecutivos, procesos de consultoría, diagnósticos organizacionales, conversaciones de desarrollo profesional, sesiones individuales o actividades grupales será tratada con un nivel reforzado de confidencialidad.

Liderazgo WOW no divulgará dicha información a terceros, incluyendo a la organización contratante, salvo autorización expresa del titular, obligación legal, orden de autoridad competente o circunstancias excepcionales previstas por la legislación aplicable.

28. Reportes corporativos y uso de información agregada

Cuando Liderazgo WOW entregue reportes a clientes corporativos, universidades, ONGs u otras instituciones, procurará presentar la información de manera agregada, general o anonimizada, evitando identificar a participantes específicos salvo autorización expresa o necesidad contractual legítima.

Los reportes podrán incluir tendencias, oportunidades de mejora, conclusiones generales, recomendaciones, niveles de participación, resultados consolidados de encuestas, percepciones generales del grupo y acciones sugeridas.

29. Testimonios, referencias y casos de éxito

Liderazgo WOW podrá utilizar testimonios, referencias, comentarios, reseñas o casos de éxito únicamente cuando cuente con autorización expresa del titular o de la organización correspondiente.

El uso de testimonios no podrá revelar información confidencial, datos sensibles, información estratégica, diagnósticos internos, cifras privadas, conflictos organizacionales o información que pueda afectar a una persona u organización, salvo autorización específica y documentada.

30. Menores de edad

Los servicios de Liderazgo WOW no están dirigidos a menores de edad. En consecuencia, Liderazgo WOW no recopila deliberadamente información personal de menores.

Si por error o por información suministrada por terceros se llegare a recopilar información de menores, Liderazgo WOW adoptará medidas razonables para eliminarla o tratarla conforme a la normativa aplicable y con las autorizaciones requeridas.

31. Propiedad intelectual y materiales

Los materiales, metodologías, presentaciones, guías, formatos, herramientas, diagnósticos, documentos, modelos, ejercicios, contenidos, diseños y demás recursos desarrollados por Liderazgo WOW son propiedad intelectual de su titular o se utilizan conforme a las autorizaciones correspondientes.

El acceso o participación en un programa no transfiere derechos de propiedad intelectual al cliente o participante. Los materiales entregados son para uso personal o interno de la organización contratante, según corresponda, y no podrán ser reproducidos, distribuidos, modificados, vendidos, publicados o utilizados con fines comerciales sin autorización previa y expresa de Liderazgo WOW.

32. Actualización de la política

Liderazgo WOW podrá actualizar esta Política en cualquier momento para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos, comerciales o estratégicos.

Las actualizaciones serán publicadas en los canales oficiales de Liderazgo WOW o comunicadas por los medios que se consideren razonables según el alcance del cambio. La versión vigente será la publicada o comunicada oficialmente por Liderazgo WOW.

33. Vigencia

La presente Política entra en vigor a partir de su emisión y publicación, y permanecerá vigente mientras Liderazgo WOW realice tratamiento de datos personales.

Esta Política hace parte del sistema documental corporativo de Liderazgo WOW y servirá como base para documentos relacionados, incluyendo Política de Confidencialidad y Manejo de Información, Acuerdos de Confidencialidad, Términos y Condiciones, Contratos de Prestación de Servicios, Aviso de Privacidad, Política de Cookies y Autorización de Uso de Testimonios.